Exporteren naar SharePoint

Werk je met je team in SharePoint, dan kun je je concept rechtstreeks als Word-document in een gedeelde map zetten. Exporteer je later opnieuw, dan werken we hetzelfde document bij. De link, de opmerkingen en de deelrechten blijven dus staan.

SharePoint is een aparte, optionele koppeling naast Exporteren naar Word. Ze werkt alleen met een werk- of schoolaccount (Microsoft 365), want persoonlijke Microsoft-accounts hebben geen SharePoint.

SharePoint verbinden

1. Ga naar het tabblad Koppelingen van je accountpagina, onder Documenten synchroniseren.

2. Klik bij SharePoint op Verbinden met SharePoint.

3. Meld je aan met je werk- of schoolaccount en geef toegang.

4. Je komt terug op je accountpagina en leest SharePoint is verbonden. Je kunt nu concepten exporteren naar SharePoint.

Voor SharePoint vragen we meer rechten dan voor Word: we moeten sites kunnen opzoeken en in een map van je keuze kunnen schrijven. Daarom kan het zijn dat je organisatie eerst toestemming moet geven. Vraag dat dan aan wie je Microsoft 365 beheert.

Een map kiezen

Meteen na het verbinden opent het venster SharePoint-map kiezen. Later open je het opnieuw met Map kiezen of Andere map bij SharePoint op je accountpagina.

1. Zoek de site met Zoek een site en klik erop.

2. Kies de documentbibliotheek. Heeft de site er maar één, dan slaan we die stap over.

3. Klik door naar de map die je wil. Met de pijl ga je een niveau terug.

4. Klik op Deze map kiezen.

Je leest Nieuwe SharePoint-exports komen voortaan in deze map. Op je accountpagina zie je daarna waar je documenten terechtkomen, bijvoorbeeld Nieuwe documenten komen in Marketing > Documenten > Persberichten.

Je ziet alleen de sites en mappen waar je zelf bij kunt in SharePoint.

Een concept exporteren

1. Open je concept en gebruik de knoppenbalk boven je tekst, of beweeg met je muis over een antwoord.

2. Klik op het gebouwtje, met de tooltip Exporteer naar SharePoint. Die knop verschijnt pas als je SharePoint verbonden hebt.

3. Zodra het document klaarstaat, lees je Geëxporteerd naar SharePoint.

Heb je nog geen map gekozen, dan lees je Kies eerst een map in SharePoint om naar te exporteren. Klik op Map kiezen om dat meteen te doen.

Het document bijwerken

Zodra er een document aan je concept hangt, wordt de knop een groen duo:

• Werk het Word-document bij: zet je huidige tekst in het bestaande document. In de tooltip zie je wanneer je voor het laatst exporteerde.

• Open het Word-document: opent het document in Word voor het web.

Na het bijwerken lees je Je Word-document is bijgewerkt.

Heeft iemand het document intussen in Word aangepast, dan waarschuwen we je eerst: Dit Word-document is aangepast sinds de laatste export. Bijwerken overschrijft die wijzigingen. Klik op Toch bijwerken als je toch verder wil. Staat het document open bij een collega, dan lees je mogelijk Het Word-document is nu vergrendeld. Sluit het in Word en probeer het opnieuw.

De map bestaat niet meer

Is de gekozen map verwijderd of heb je er geen toegang meer toe, dan lees je De gekozen SharePoint-map bestaat niet meer of je hebt er geen toegang meer toe. Kies dan een andere map op je accountpagina.

Het Word-document meeverwijderen

Verwijder je een concept dat je naar SharePoint exporteerde, dan krijg je in het bevestigingsvenster de keuze Verwijder ook het Word-document. Die keuze staat standaard uit. Vink je hem aan, dan gaat het document naar de prullenbak van de SharePoint-site en kun je het daar nog terughalen.

In de browserextensie

Heb je SharePoint verbonden, dan staat dezelfde knop ook in het zijpaneel van de extensie, bij je concept. Een map kies je altijd in de webapp: zonder map brengt Map kiezen je naar je accountpagina.

Goed om te weten

• Bij één concept hoort één Word-document, ook als je meerdere versies van je tekst hebt.

• Kies je later een andere map, dan blijven documenten die je al exporteerde waar ze staan en worden ze daar bijgewerkt. Alleen nieuwe exports komen in de nieuwe map.

• Verplaats je het document binnen dezelfde documentbibliotheek, dan vinden we het nog terug. Verwijder je het, dan maakt de volgende export een nieuw document aan.

• Je kunt een concept naar Google Docs, Word én SharePoint exporteren. Dat zijn dan aparte documenten.

• De koppeling hoort bij jou, niet bij je werkruimte. Elk lid verbindt dus zijn eigen account en kiest zijn eigen map.

• Loskoppelen verwijdert niets: je documenten blijven in SharePoint staan.